Tổ chức sự kiện – Bỏ túi bí quyết quan trọng để thực hiện thành công

Tổ chức sự kiện đã trở thành xu thế ngày càng thịnh hành trong hầu hết các công ty, đơn vị, doanh nghiệp… từ nhỏ đến lớn. Nhưng muốn chương trình diễn ra thành công và hiệu quả chắc chắn không hề đơn giản. Vì vậy, hãy trang bị cho mình những kiến thức cần thiết cũng như học hỏi những bí quyết được đúc kết và chia sẻ.

Anh Lê Ngọc Thanh – Trưởng bộ phận điều hành VietnamEvents chia sẻ: “Mỗi chương trình được diễn ra đều mang trong mình những ý nghĩa khác nhau, truyền tải thông điệp khác nhau về thương hiệu, sản phẩm hoặc mang một ý nghĩa cá nhân hay cộng đồng nào đó. Do đó, để chương trình diễn ra suôn sẻ và mang lại hiệu quả cao nhất, bạn sẽ phải tiến hành rất nhiều công việc bao gồm: lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, lên nội dung, kế hoạch, setup nhân sự…”

Các bước chuẩn bị 

Một sự kiện thành hay bại phụ thuộc rất nhiều vào công tác chuẩn bị ban đầu. Bạn càng chuẩn bị kỹ càng, tỉ mỉ bao nhiêu thì tỉ lệ thành công của chương trình càng lớn bấy nhiêu.

Xác định mục đích

Xác định mục đích chương trình là việc bạn cần làm trước tiên khi chuẩn bị cho một dự án nào đó. Đây là công việc cực kỳ quan trọng vì qua đó, chúng ta có thể định hướng một cách rõ ràng các công việc cần hoàn thành, tránh lãng phí thời gian và tiền bạc. Ngược lại, nếu không xác định được mục tiêu, các công việc dễ bị chồng chéo, kết quả mang lại không được như mong đợi.

Lập kế hoạch và giao việc

Một bản kế hoạch sẽ bao gồm đầy đủ những việc sẽ làm trước, trong và sau sự kiện. Cùng với đó là thời gian hoàn thành, phân công nhiệm vụ rõ ràng. Thông qua kế hoạch, các công việc được cụ thể hóa, nhờ đó bạn được biết sắp xếp thời gian để thực hiện sao cho phù hợp.

Xác định ngân sách và tìm kiếm đối tác tài trợ

Để xác định ngân sách cho mỗi chương trình, bạn cần phải tính đến các đầu mục chi phí bao gồm: chi phí thuê địa điểm, chi phí nhân sự, chi phí marketing… Muốn làm việc này hiệu quả, hãy tạo một danh sách các dịch vụ hậu cần được sử dụng trong chương trình và tổng hợp các chi phí thuê mướn hoặc sản xuất.

Sau đó, căn cứ vào bảng ngân sách dự trù này, bạn có thể tiến hành tìm kiếm và kêu gọi đối tác tài trợ nếu cần thiết.

Chọn địa điểm phù hợp

Một trong những yếu tố đánh giá sự thành công của mỗi chương trình là khi nó sở hữu không gian được lựa chọn và sắp xếp phù hợp, tạo ấn tượng sâu sắc cho khách tham dự. Các tiêu chí cần xem xét và cân nhắc lựa chọn địa điểm phù hợp với chương trình bao gồm:

• Vị trí di chuyển thuận tiện

• Có bãi đỗ xe

• Sức chứa đủ lớn

• Dịch vụ và tiện ích đi kèm

• Trang trí không gian

Trong tất cả những tiêu chí này, bạn cần cân đối xem phần nên được ưu tiên nhất và phần nào là ít quan trọng hơn để đảm bảo có một địa điểm phù hợp nhất.

Thuê thiết bị cần thiết

Việc trang thiết bị là một yếu tổ quyết định hiệu quả của mỗi chương trình. Do đó, bạn cần lên được danh sách những vật dụng dùng dựa trên sự phân loại loại hình sự kiện. Thông thường người ta sẽ phân loại chương trình dựa quy mô (lớn/vừa/nhỏ) hoặc theo hình thức (chương trình bán hàng/lễ hội/khai trương/lễ kỷ niệm…)

Nhìn chung, các vật dụng chung cần thiết cho hầu hết các chương trình gồm có:

• Sân khấu: bục sân khấu, thảm trải sân khấu, bục phát biểu

• Âm thanh: loa, micro, mixer

• Ánh sáng: đèn chiếu, đèn hắt, đèn di động, đèn trang trí, dàn đèn,…

• Trình chiếu: màn chiếu, máy chiếu, màn led, tivi

• Ổ cắm điện, máy phát điện, dây dẫn điện

• Máy tính, dây nối giữa máy tính và máy chiếu, máy tính và dàn loa,…

• Bộ đàm, đĩa CD, USB, đầu đọc thẻ nhớ…

• Backdrop chụp hình, backdrop sân khấu, standee giới thiệu thông tin

• Poster và băng rôn

• Cổng chào, bàn tiếp đón khách hàng

• Thảm trải sàn, thảm đỏ, barie quây lối đi cho khách

• Bàn ghế: khăn trải bàn, áo ghế có nơ cho sang trọng,

• …

Ngoài những thiết bị đã nêu trên, thì mỗi chương trình khác nhau sẽ cần những vật dụng khác nhau trong khâu tổ chức.

Lựa chọn đội ngũ nhân viên và đối tác cung cấp dịch vụ

Đội ngũ nhân viên sự kiện đóng góp một phần không nhỏ trong sự thành công của cả chương trình bởi lẽ họ là người trực tiếp nghĩ ra ý tưởng, sắp xếp và thực hiện chương trình. Do đó, bạn cần lựa chọn đội ngũ này kỹ lưỡng dựa trên: kiến thức chuyên môn, khả năng sáng tạo, tính kỷ luật, khả năng làm việc nhóm, khả năng chịu áp lực…

Thực tế trên thị trường hiện nay, các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ngày càng đa dạng và phổ biến. Họ mang đến những dịch vụ toàn diện, phục vụ mọi nhu cầu của khách hàng. Bạn cần dựa trên uy tín của họ để lựa chọn đối tác phù hợp và hiệu quả.

Quản lý sự kiện

Mỗi chương trình đều có hàng trăm thậm chí hàng nghìn hạng mục lớn nhỏ. Chúng có sự liên quan chặt chẽ với nhau và ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành bại của chương trình. Công việc quản lý không chỉ là sự bao quát tổng thể và còn phải chú ý tới từng chi tiết nhỏ nhằm đảm bảo chương trình được vận hành trơn tru.

Quản lý thời gian

Việc quản lý thời gian tốt sẽ giúp bạn xử lý được những khủng hoảng bất ngờ xảy đến đối với chương trình. Do đó, bạn cần lên một kế hoạch, lịch trình chi tiết với các hạng mục công việc cụ thể và thời gian chính xác đến từng phút. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm kha khá thời gian và hoàn thành công việc hiệu quả đến bất ngờ.

Xử lý các vấn đề và rủi ro 

Tổ chức sự kiện thường không tránh được những sai sót dù lớn hay nhỏ khi thực hiện. Do đó, việc đề ra những rủi ro và lên phương phòng ngừa cho chúng là hết sức quan trọng. Càng nhiều tình huống được dự đoán như mưa bão, khách mời quá ít, quá đông, mất điện, hư hỏng trang thiết bị, tình huống ẩu đả…thì càng ít những sự cố gây ảnh hưởng đến tiến độ chương trình.

Đảm bảo sự liên lạc và giao tiếp hiệu quả giữa các bên liên quan

Từ quá trình chuẩn bị đến khi kết thúc chương trình, bạn cần làm việc với rất nhiều bộ phận như: nghệ sĩ, đạo diễn, nhà tài trợ… Lúc này, kỹ năng giao tiếp tốt sẽ là chìa khóa giúp bạn truyền tải mọi thông tin về chương trình đến mọi người một cách rõ ràng, mạch lạc.

Lưu ý yếu tố khách mời

Tổ chức các chương trình muốn thành công yêu cầu sự đóng góp và phối hợp chặt chẽ của nhiều yếu tố khác nhau.  Đặc biệt, khách mời tham gia là một yếu tố vô cùng quan trọng mà bạn cần lưu ý:

Kiểm soát số lượng 

Sự xuất hiện của những người tham dự đôi khi quyết định sự thành bại của chương trình nhưng họ cũng là một trong những yếu tố gây rủi ro nếu bạn quản lý không tốt.

Bước đầu tiên bạn cần làm là tiến hành gửi thư mời và gọi điện cho họ để xác nhận sự tham gia của họ. Tiếp đó, bạn nên có sự liên lạc với khách mời trước khoảng 2 ngày để nắm rõ tình trạng sẽ tham gia hay không của khách mời và đưa ra danh sách tham dự chuẩn nhất.

Đảm bảo an toàn 

Thông thường, với các chương trình diễn ra ở những không gian chuyên nghiệp như phòng hội nghị, phòng họp thì việc đảm bảo an toàn cho khách mời khá dễ dàng. Tuy nhiên với các chương trình diễn ra tại các khu vực như hồ bơi, bãi biển thì bạn phải chú ý đến an toàn cho khách mời, nhất là với đối tượng trẻ nhỏ đi cùng.

Khi thiết kế không gian, bạn cũng lưu ý nên tạo thêm một lối đi nhỏ giữa các khu vực để khách mời có thể dễ dàng tham gia các hoạt động trong chương trình. Đồng thời bạn cần đảm bảo lối thoát hiểm, khu vực cửa ra vào đủ rộng rãi và thông thoáng để có thể kịp thời giải quyết khi xảy ra những tình huống bất ngờ.

Kết luận

Tổ chức một sự kiện thành công đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quản lý hiệu quả. Bên cạnh đó, việc lựa chọn đội ngũ nhân viên hay đối tác cung cấp dịch vụ uy tín là cũng không kém phần quan trọng. Thấu hiểu điều đó, để phục vụ tốt nhất cho mọi khách hàng khi đồng hành, VietnamEvents đã không ngừng đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao và đầu tư  hệ thống thiết bị hiện đại nhất. Chúng tôi đang ngày càng khẳng định được vị trí dẫn đầu của mình trên thị trường hiện nay. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ dịch vụ trọn gói nhanh nhất – hiệu quả nhất!