Nhân sự sự kiện – Yếu tố tạo nên thành công cho mọi chương trình

Đối với mỗi chương trình, đội ngũ chuyên viên, nhân viên phục vụ luôn là một yếu tố quan trọng không thể thiếu, góp phần đem đến thành công ngoài mong đợi. Vậy nhân sự sự kiện là gì? Tại sao cần thuê lực lượng này? Họ cần đảm bảo những tiêu chí nào?… Hãy cùng VietnamEvents tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây!

Ông Jackie Hân, CEO của VietnamEvents chia sẻ: “Đội ngũ tổ chức chính là những người có thể biến kế hoạch trên giấy thành hiện thực, góp phần đem đến những chương trình trọn vẹn nhất. Việc sắp xếp lực lượng phục vụ cũng vô cùng quan trọng, cần có những thảo luận và phân chia phù hợp để đảm bảo mọi khâu được vận hành theo đúng kế hoạch.”

Khái quát về nhân sự sự kiện

Nhân sự phục vụ được hiểu là những người hỗ trợ quản lý, xây dựng và thực hiện các hoạt động sẽ diễn ra theo kế hoạch, gồm khảo sát và lựa chọn địa điểm, xây dựng kịch bản, kiểm tra, trang trí và thuê vật tư, thiết kế, in ấn ấn phẩm, bố trí thiết bị phù hợp, giám sát tổ chức và thực hiện, và tiến hành giải pháp truyền thông tổng thể. Có thể nói, bộ phận chuyên viên, nhân viên tổ chức là người “lo trước nỗi lo, vui sau niềm vui của mọi người” bởi họ luôn đứng sau cánh gà, hỗ trợ từ bước lên kế hoạch đến khi chương trình kết thúc.

Sự có mặt của họ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp theo đúng kế hoạch. Sự sáng tạo, tinh thần trách nhiệm, tận tâm cùng những kinh nghiệm thực chiến dày dặn của họ sẽ giúp các doanh nghiệp, các tổ chức có những ý tưởng tuyệt vời nhất cho chương trình của mình.

Phân loại các nhóm đội ngũ phục vụ

Tất cả các bộ phận sau đây sẽ phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau để tạo ra một event hoàn chỉnh nhất. Xét một cách khái quát, đội ngũ phục vụ sẽ được chia theo nhóm chức năng và nhiệm vụ như sau:

• Quản lý (Event Manager): Người lập kế hoạch và quản lý toàn bộ các khâu.
• Giám sát (Event Supervisor): Người quản lý theo từng hạng mục như điều phối tiệc, quản lý PG, PB, quản lý người nổi tiếng (Celeb), phụ trách mảng truyền thông,…
• Điều phối viên (Event Executive): Người thực hiện toàn bộ công việc theo phân công của Event Manager.
• Đội ngũ cộng tác viên: Những người được thuê để làm thời vụ theo dự án, đảm trách những công việc phát sinh. Tùy theo mục đích và tầm cỡ của từng chương trình, cộng tác viên tham gia thường có sự khác biệt và thay đổi. Đội ngũ này bao gồm: nghệ sĩ các loại hình nghệ thuật; MC; PG, PB, lễ tân; nhân viên an ninh;…

• Bộ phận event: Chia ra làm 2 bộ phận gồm account và executive. Account sẽ là những người đi nhận yêu cầu từ khách hàng, lên ý tưởng và viết kế hoạch, báo giá, sau đó trình bày với khách hàng. Theo sát account trong quá trình lên kế hoạch là Executive, họ sẽ triển khai kế hoạch đó.
• Bộ phận thiết kế: Chuyên thiết kế tất cả những hạng mục mà account cung cấp sau khi làm việc với khách.
• Bộ phận hậu cần: Thực hiện những công việc hậu cần như bố trí trang thiết bị, sản xuất các hạng mục, vận chuyển và bảo quản vật dụng.

Tại sao bạn nên thuê nhân sự sự kiện?

Đây là vấn đề được nhiều người tổ chức quan tâm bởi để có một chương trình thành công, cần bố trí và xây dựng rất nhiều hạng mục cần thiết và một mình ban tổ chức sẽ không thể làm từ A đến Z. Vì vậy, việc thuê team thực hiện chính là sự lựa chọn hoàn hảo, đem đến nhiều lợi ích có thể kể đến như:

• Tiết kiệm tối đa thời gian: Đội ngũ tổ chức chịu trách nhiệm khảo sát và chọn địa điểm, thi công lắp đặt thiết bị, bố trí tiệc,… giúp quý công ty, doanh nghiệp tối ưu hoá thời gian.
• Hỗ trợ quan hệ truyền thông: Bằng tài năng, kinh nghiệm và những mối quan hệ của mình, họ sẽ giúp tên tuổi của quý công ty lan tỏa đến khách hàng, giới truyền thông báo chí, giúp quảng bá, hỗ trợ hoạt động kinh doanh của thương hiệu.
• Tránh các rủi ro trong quá trình thực hiện: Các chuyên viên có khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh vô cùng nhanh chóng. Những kinh nghiệm của họ sẽ giúp ban tổ chức tránh các rủi ro trong quá trình chuẩn bị, tổ chức, đảm bảo chương trình diễn ra thuận lợi.

Nhân sự cần đáp ứng những tiêu chí quan trọng nào?

Nhân viên hỗ trợ event tham gia vào tất cả các khâu trong quá trình tổ chức, từ việc lên kế hoạch, sắp xếp đến thực hiện. Chính vì vậy, yêu cầu về chất lượng được coi là vấn đề ưu tiên hàng đầu. Mỗi vị trí đòi hỏi những phẩm chất, kỹ năng chuyên biệt. Tuy nhiên, dù ở vị trí nào thì mỗi người sẽ cần đáp ứng những tiêu chí thiết yếu sau đây:

Năng lực chuyên môn tốt

Tất cả các ngành nói chung và ngành event nói riêng yêu cầu nền tảng kiến thức vững vàng, năng lực chuyên môn cao để có thể hoàn thành tốt công việc của mình.

Có óc sáng tạo

Ngành event đòi hỏi các thành viên tổ chức có khả năng sáng tạo vượt trội để đem đến những ý tưởng độc đáo, ấn tượng, đáp ứng sự kỳ vọng của khách hàng. Đội ngũ chuyên viên có óc sáng tạo là yếu tố tối quan trọng, góp phần tạo nên sức hút đặc biệt đối với công chúng.

Khả năng giao tiếp tốt

Người ta thường nói làm sự kiện là nghề “làm dâu trăm họ”. Do đó, họ cần có khả năng giao tiếp trôi chảy để luồng công việc đảm trách được diễn ra một cách suôn sẻ nhất. Họ cần cứng rắn, mềm mỏng, linh hoạt đúng lúc để có thể tối ưu hoá cơ hội hợp tác đồng thời giúp hạn chế rủi ro.

Kỹ năng quản lý thời gian

Đây là kỹ năng quan trọng giúp bạn sắp xếp, bố trí các công việc cần thực hiện một cách khoa học, đồng thời hỗ trợ xử lý những trường hợp phát sinh không mong muốn.

Kỹ năng tổng hợp, lên kế hoạch

Khi làm việc, chuyên viên cần biết tổ chức các hạng mục công việc một cách hợp lý, từ bố trí cơ sở vật chất, trang trí, chuẩn bị trang thiết bị, dự trù kinh phí tổ chức, quản lý con người…Bên cạnh đó, họ cần bao quát tất cả từ những chi tiết nhỏ nhất để đảm bảo mọi hạng mục công việc vận hành theo cách trơn tru nhất.

Kỹ năng làm việc nhóm

Một chương trình thành công không thể thiếu sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng giữa các thành viên trong một đội. Chính vì vậy, làm việc nhóm cũng chính là một kỹ năng nhất định phải có ở một chuyên viên sự kiện.

Khả năng chịu áp lực cao

Event được coi là nghề vất vả và có rất nhiều tình huống không mong muốn có thể xảy đến. Không ít chương trình xuất hiện những vấn đề phát sinh không theo kế hoạch ngay trước thềm chương trình. Vì vậy, đội ngũ phục vụ cần có khả năng chịu được áp lực cao để có thể giải quyết mọi khó khăn.

Kinh nghiệm bố trí nhân sự

Để có được những chương trình thành công mỹ mãn, việc sắp xếp các vị trí công việc là vô cùng quan trọng. Ban tổ chức cũng như giám đốc sự kiện cần họp bàn, thảo luận, phân chia công việc và bố trí lực lượng một cách phù hợp nhất. Mỗi chuyên viên, nhân viên đều có thế mạnh riêng cũng như kinh nghiệm trong lĩnh vực cụ thể. Vì vậy, người quản lý cần bố trí lực lượng đúng với chuyên môn để có thể khai thác tối đa khả năng của họ, giúp họ có động lực và tinh thần làm việc cao nhất. Mỗi nhân viên cần nắm bắt các công việc mà mình được giao phó để sẵn sàng xử lý hiệu quả. Một điều cần lưu ý là phải luôn có kế hoạch dự phòng để có thể giải quyết các tình huống phát sinh một cách linh hoạt nhất.

VietnamEvents – Cung cấp nhân sự phục vụ chuyên nghiệp

Với hơn 15 năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện, VietnamEvents là thương hiệu uy tín được rất nhiều khách hàng, đối tác tin cậy. Có được thành công đó chính là nhờ đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp, trẻ trung, năng động và tâm huyết với nghề; luôn sẵn sàng hỗ trợ Quý khách hàng trong tất cả các khâu từ lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, thiết kế, thi công lắp đặt,… Cùng với đó là khả năng nắm bắt và giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả với mức chi phí tối ưu.

VietnamEvents đã và đang triển khai dịch vụ cung cấp đội ngũ phục vụ gồm:

• PG/ PB, lễ tân: PG/ PB roadshow, PG/ PB giới thiệu sản phẩm mới, lễ tân cắt băng khánh thành, lễ tân đón khách, lễ tân ký kết hợp đồng…
• MC: MC dẫn chương trình, MC song ngữ, MC hoạt náo, MC tiệc cưới,….
• Nghệ sĩ các loại hình: ca sĩ, ban nhạc, nhóm nhảy, nhóm múa đương đại, nhóm múa trống hội, nhóm múa lân sư rồng, nhóm múa trống nước, nhóm nhảy LED-Dance, nhóm nhảy kid…
• Nghệ nhân các loại hình: ảo thuật gia, nghệ nhân vẽ tranh cát, chú hề vặn bóng, nghệ nhân hướng dẫn làm bánh, thầy đồ vẽ tranh thư pháp,…
• Chuyên viên studio: Chụp hình, quay phim sự kiện.

Với những thế mạnh cùng kinh nghiệm dày dặn, VietnamEvents cam kết sẽ đưa ra những gói giải pháp tối ưu nhất cho các chương trình của quý khách hàng. Quý khách có nhu cầu thuê nhân sự với chi phí ưu đãi, hãy nhanh tay liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ và báo giá nhanh chóng! – Hotline 0939.311.911.